Một vài lưu ý khi viết Thông cáo báo chí

1. Những điều cần lưu ý trước khi viết TCBC

- Hiểu tổng quan về báo chí: Cách viết tin, bài, thu thập tin tức, phỏng vấn và một số mô hình khi viết tin của nhà báo.

- Hiểu đặc thù của những báo, đài nhận TCBC: Mỗi tờ báo thường ưu tiên đưa những tin tức khác nhau, VD báo Tuổi Trẻ ưu tiên những tin tức về Giáo dục, từ thiện; báo Sài Gòn Giải phóng ưu tiên đưa tin tức về chính trị…

- Hiểu rõ nội dung cần viết TCBC: Để viết  được TCBC tốt và nhanh chóng, người viết TCBC cần có những hiểu biết nhất định liên quan đến nội dung cần viết TCBC.

- Chủ đề của TCBC là gì: Xác định được chủ đề rồi thì TCBC sẽ được viết rất rõ ràng, không lan man.

- Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC: Người viết TCBC cần xác định xem doanh nghiệp/tổ chức muốn đạt được điều gì qua TCBC.

- Tổng hợp thông tin, số liệu, dữ liệu đưa vào TCBC.

2. Bố cục của TCBC

Một TCBC thông thường bao gồm 7 phần:

Nguồn tin: bao gồm tên, địa chỉ, logo, thông tin liên lạc của doanh nghiệp/tổ chức ra TCBC.

Tên văn bản: TCBC, khôngviết chung chung là thông tin chương trình hay thông tin sự kiện.

Tiêu đề của TCBC: Giúp cho nhà báo nhìn nhận nhanh chóng về nội dung của TCBC, nêu khái quát nội dung của TCBC.

Ngày tháng năm, địa điểm ra TCBC:

Nội dung chính: thường gồm 4 đoạn:

- Đoạn 1: tóm tắt tất cả những thông tin chính.

- Đoạn 2: Nếu chi tiết khá quan trọng của Thông tin, phát triển thêm ý của đoạn 1

- Đoạn 3: Trích dẫn câu nói của người có liên quan

- Đoạn 4: Cung cấp thêm những thông tin bổ sung, ít quan trọng hơn về sự kiện/hoạt động. Kết thúc TCBC bằng cách nhắc lại tiêu đề, nêu bật ý nghĩa của sự kiện/hoạt động.

Thông tin về tổ chức/doanh nghiệp ra TCBC: Đưa ra những thông tin khái quát về doanh nghiệp/tổ chức ra TCBC nhằm giúp các nhà báo có thêm thông tin về doanh nghiệp/tổ chức.

Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại và email của người phụ trách việc cung cấp thông tin cho báo chí để nhà báo cần thêm thông tin, tài liệu thì có thể liên hệ.

3. Cách viết TCBC

Thông thường, ở Việt Nam, một TCBC thường được viết theo công thức 5W+1H và Mô hình tháp ngược.

- Công thức 5W +1H

1.Who - Ai: Để xác định rõ ai là chủ thể của sự kiện/hoạt động được nêu trong TCBC.

2.What - Cái gì:  Là sự kiện/hoạt động được nêu trong TCBC

3.Where - Ở đâu: Nơi sự kiện/hoạt động diễn ra.

5.When - Khi nào: Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian và thời điểm phải thật cụ thể và rõràng.

4.Why - Vì Sao: Lý do, mục đích sự kiện/hoạt động này được tổ chức. Tầm quan trọng và ý nghĩa của sự kiện/hoạt động này.

6.How -Như thế nào: Mô tả tương đối chi tiết diễn biến sự kiện/hoạt động.

- Mô hình tháp ngược

Một TCBC có giá trị thông tin và thu hút sự quan tâm của các nhà báo phải được viết rõ ràng, mạch lạc, chuẩn xác với văn phong của báo chí với mô hình tháp ngược.

Tại sao lại dùng mô hình tháp ngược?

+ Nếu nhà báo không tìm được những gì hấp dẫn trong những dòng đầu thì họ khồng cần đọc tiếp những dòng sau.

+ Nhà báo thường cắt gọt bớt độ dài các thông tin trong TCBC từ dưới lên trên và bắt đầu biên tập lại.

+ Công chúng thường không đọc toàn bộ nội dung bài báo mà chỉ đọc tiêu đề và một hai đoạn đầu tiên, nếu không cảm thấy hấp dẫn thì họ không đọc tiếp nữa.

4. Sau khi viết TCBC:

Khi TCBC hoàn thành, bạn nên kiểm tra thật tỉ mỉ thông tin, chính tả, biểu đồ, độ dài của đoạn văn, sự rõ ràng.

Chúng ta cần phải trả lời được các câu hỏi sau:

• TCBC trả lời được các vấn đề mà chúng ta muốn thông báo chưa?

• TCBC có ngắn gọn chưa? TCBC đã được đọc kỹ và duyệt trước khi in chưa?

• TCBC này nên gửi đến cơ quan báo chí nào?

Về mặt trình bày, một TCBC thường dài từ 1 trang đến 2 trang A4, được xuất bản, in ấn trên giấy 1 mặt, cỡ chữ 12, cách dòng rõ ràng (1,5 hoặc 2 line), căn lề chuẩn. Tiêu đề của TCBC được in đậm, viết chữ in hoa toàn bộ tiêu đề. Nếu TCBC dai hơn 1 trang A4 thì ghi cuối trang dòng chữ “còn tiếp”, “xem trang sau”, khi nào hết bài, nên ghi là “hết”. Ví dụ: (còn tiếp), (hết)./.