Những điều lưu ý khi tổ chức họp báo

- Họp với doanh nghiệp, tổ chức (nếu làm việc với Agency) hoặc ban lãnh đạo (nếu làm PR tại doanh nghiệp). Đây là bước rất quan trọng giúp chúng ta nắm bắt được yêu cầu của buổi TCHB, những nội dung nào là trọng yếu, cần phải mời những báo/đài nào? Khách mời là ai? Họ muốn không gian, địa điểm như thế nào?

- Khảo sát địa điểm tổ chức (Trong nhà hoặc ngoài trời): Địa điểm họp báo cũng góp phần tạo nên sự thành công hay phá hỏng buổi họp báo. Địa điểm TCHB phải đáp ứng được các yêu cầu về không gian, trang thiết bị, đường đi lối lại, bãi đậu xe…. Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn sang trọng luôn là lựa chọn hàng đầu. Ngoài ra có thể lựa chọn phòng họp, hội trường của doanh nghiệp/tổ chức nếu đáp ứng được các yêu cầu cần thiết.

- Lên danh sách báo đài tham dự, khách mời VIP: Lựa chọn phương tiện truyền thông có thể truyền tải đúng mục đích và mong muốn của ban tổ chức. Đa dạng hóa các phương tiện truyền thông (báo in, mạng, hình). Trước khi TCHB diễn ra, chúng ta cần xác nhận lại với các báo, đài, khách mời để xác nhận sự có mặt của họ tại buổi họp báo, từ đó có các phương án dự phòng. Điều này thể thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị TCHB.

- Thiết kế không gian họp báo, bố trí các phương tiện nghe nhìn, báo giá tổng quát gồm cả nội dung chương trình và chi phí cho các cơ quan truyền thông.

- Viết kịch bản chương trình họp báo (Kịch bản chi tiết về nội dung, thời gian, ai làm gì…), lập bảng phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận để tiện trong việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá tiến độ công việc.

- Chuẩn bị tài liệu để phát cho các nhà báo tham gia họp báo: Tài liệu họp báo tốt nhất nên trình bày theo cách đơn giản, dễ hiểu, nhưng vẫn đầy đủ thông tin. Quan trọng nhất của buổi họp báo là Thông cáo báo chí.

- Thảo luận với MC và người diễn thuyết: Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, doanh nghiệp cần thống nhất trước những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới. Hướng dẫn cách trả lời những câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi. Những người được giao nhiệm vụ trả lời câu hỏi của nhà báo thì cần được chuẩn bị trước.

Trước khi diễn ra TCHB cần tập duyệt trước, kiểm tra về âm thanh, ánh sáng, nội dung chương trình và các vấn đề khác.

Quá trình chuẩn bị trước buổi họp báo là khâu quan trọng nhất, đóng góp từ 60% - 80% vào sự thành công của buổi họp báo.

B2: Trong quá trình họp báo

- Bám chặt theo kịch bản đã có, cố gắng đáp ứng đủ yêu cầu về mặt thời gian.

- Tiếp báo chí và đón khách: Sắp xếp riêng khu vực đón tiếp báo chí, nhân viên phụ trách đón tiếp báo chí cần đứng ở bàn tiếp Báo chí (khu vực đón khách, báo chí, khách VIP…) khi nào nhà báo đến nhân viên lễ tân sẽ hướng dẫn nhà báo đến bàn báo chí, phát tài liệu và lấy thông tin của nhà báo (tên nhà báo, đến trừ báo/đài nào, địa chỉ email, số điện thoại…).

- Khâu tặng quà cho phóng viên, khách mời: Nếu quà tặng cho nhà báo, khách mời mà gọn nhẹ thì nên tặng cho họ ngay khi họ đến đăng ký và nhận tài liệu, nếu quà cồng kềnh thì có thể để sau khi kết thúc họp báo (nhắc với họ là quà sẽ phát vào sau buổi họp báo).

- Nhân viên ở các bộ phận khác làm đúng công việc mà mình đã được phân công theo đúng kịch bản đã đề ra, chú ý đặc biệt đến timeline.

Trước khi kết thúc họp báo ban tổ chức đừng quên dành cho báo chí, khách mời lời cảm ơn chân thành nhất, hi vọng được hợp tác với họ trong tương lai.

B3: Sau khi kết thúc buổi TCHB

Sau khi kết thúc buổi họp báo, ban tổ chức cần tiến hành họp và đúc kết kinh nghiệm nhằm:

- Đánh giá đúc kết kinh nghiệm sau khi kết thúc họp báo: Sau mỗi lần họp báo, ban tổ chức cần ngồi lại để cùng đánh giá, đúc rút kinh nghiệm về công tác tổ chức, đón tiếp tại buổi họp báo.

- Cảm ơn nhà báo và theo dõi tin tức. Viết email cảm ơn các nhà báo, khách mời đã tham dự buổi TCHB. Theo dõi xem báo đài nào đưa tin, tổng hợp lịch trình phát sóng, thông báo cho các bên liên quan để họ theo dõi.

- Nộp báo cáo PR: Kết thúc buổi họp báo, nhân viên cần viết báo cáo tổng kết về những kết quả đã làm được trong buổi họp báo, những gì mặt chưa được, đưa ra giải pháp khắc phục, tổng hợp tin, bài đã được phát sóng.

- Lưu giữ các tài liệu cần thiết: Sản phẩm sau họp báo, các mối quan hệ có được để phối hợp trong các sự kiện sau.

Nguyễn Hường (Tổng hợp)