Kỹ năng quản lý thời gian

Thấu hiểu vấn đề trên, nhiều chuyên gia, tổ chức đã nghiên cứu, thiết kế và triển khai nhiều chương trình đào tạo Kỹ năng Quản lý Thời gian. Tuy nhiên, không phải ai cũng có cơ hội tham gia vào các chương trình đào tạo đó. Để giúp các bạn tiết kiệm thời gian, chi phí tôi đã tổng hợp một số kỹ năng cơ bản về quản lý thời gian chia sẻ cùng các bạn. Tôi tin rằng chúng sẽ có ích cho các bạn.

Ảnh minh họa (nguồn internet)

• I. Quản lý thời gian là gì?
• Quản lý thời gian được hiểu là:

- Kiểm soát tốt hơn cách sử dụng thời gian và đưa ra một lựa chọn sáng suốt trong sử dụng thời gian.

Hay đơn giản hơn, quản lý thời gian là:

- Cách thức tổ chức và sắp xếp công việc để đạt hiệu suất cao hơn

II. Lợi ích của việc quản lý thời gian

Sử dụng thời gian để đạt được những gì bạn muốn,

Cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được nhiều điều ít tốn công sức hơn,

Tập trung thời gian và sức lực vào những việc quan trọng đối với bạn

Giảm lo lắng, không bị căng thẳng, ngập đầu trong công việc,...

Thấy trước những cơ hội

Công cụ giúp quản lý thời gian hiệu quả nhất: Bút và sổ

Ảnh minh họa (nguồn Tâm Việt)

III. Làm thế nào để quản lý thời gian

A. Xây dựng kế hoạch

1. Lên danh sách những việc cần làm

Hãy bắt đầu lên danh sách những việc cần làm cho bản thân/công ty ngay từ hôm nay theo kế hoạch: Dài hạn – trung hạn - ngắn hạn

2. Áp dụng phương pháp xây dựng kế hoạch

• 
• Phương pháp xây dựng kế hoạch (ảnh minh họa, nguồn internet)
• 3. Phân bổ thời gian hợp lý
• - Áp dụng nguyên tắc Ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian (ảnh minh họa, nguồn internet)

• - Áp dụng nguyên tắc đá – sỏi – cát – nước
• - Kết hợp nhiều việc với nhau được không?

B. Tránh lãng phí thời gian

1. Tận dụng thời gian một cách thông minh nhất

VD: Chỉ gửi và check mail vào những giờ cố định trong ngày (Nếu không phải là trường hợp khẩn cấp, phát sinh): Đầu giờ sáng, trước khi nghỉ trưa, cuối giờ chiều,...)

2. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

VD: sắp xếp bàn làm việc, file, dữ liệu ngăn nắp, không mất thời gian tìm kiếm khi cần thiết

3. Tránh bị ngắt quãng trong công việc

• Có thể đóng cửa trong lúc làm việc để tránh bị làm phiền, phân tâm bởi tiếng ồn, tiếng nói chuyện,...
• Nếu bạn đang bận, đang có việc quan trọng phải giải quyết mà có người đến làm phiền, đừng ngần ngại mà hãy nói: Tôi đang bận, bạn có thể quay lại sau.
• Không vừa làm việc, vừa giải quyết việc cá nhâ: lướt web, facebook, nhắn tin điện thoại
• Nếu có điện thoại cần phải nghe, vui lòng ra ngoài, không làm ảnh hưởng đến công việc của người khác.

C. Luôn đảm bảo tiến độ công việc

1. Cộng tác, hợp tác

Bạn luôn muốn hoàn thành công việc của mình một cách xuất sắc, nhưng đừng phớt lờ công việc của đồng nghiệp.

Hãy biết hợp tác, giúp đỡ đồng nghiệp cùng tiến bộ.

Khi cần sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, bạn bè đừng ngại giơ đôi tay lên.

2. Tránh bước đi không cần thiết

Đừng làm hộ công việc của người khác, hãy hướng dẫn họ làm việc của mình, hỗ trợ họ khi cần thiết.